Kaksi neuvonpitoryhmää vastaa kunnan suomen kielen hallintoaluetyön ja valtionavun käyttämisen suunnitelusta ja johtamisesta.
Neuvonpitoryhmään kuuluu ruotsinsuomalaisten edustajia sekä virkamiehiä työn kannalta tärkeimmistä hallinnoista eli kunnanjohtotoimistosta, kulttuuri- ja vapaa-aikahallinnosta, koulutushallinnosta ja hoivahallinnosta. Ruotsinsuomalaisten edustajat ovat paikallisjärjestöjen valitsemia ja mukana ovat edustajat Gävlen suomalaisesta kerhosta ja Pohjola-Nordenin Gävlen paikallisyhdistyksestä. Ryhmä tapaa vähintään neljä kertaa vuodessa.
Laajennettu neuvonpitoryhmä, jossa on mukana myös kunnallispoliitikkoja, kokoontuu lisäksi yhden tai kaksi kertaa vuodessa. Laajennettuun neuvonpitoryhmään kuuluvat neuvonpitoryhmä sekä kunnanhallituksen, kulttuuri- ja vapaa-aika-, koulutus- ja hoivalautakuntien puheenjohtajat sekä suurimman oppositiopuolueen kunnanneuvos. Laajennetun neuvonpitoryhmän pääasiallinen tehtävä on päättää suomen kielen hallintoaluetyön lyhyt- ja pitkäaikaisista toimintasuunnitelmista sekä arvioida toiminnan toteutus.
Gävlen kunnassa toimivilla organisaatioilla ja yrityksillä on mahdollisuus hakea avustusta suomen kielen hallintoaluevaroista suomalaishankkeisiin ja -tapahtumiin. Tarkemmat tiedot avustuksen hakemisesta löytyvät hakulomakkeesta, joka löytyy suomenkielisten lomakkeiden sivulta.